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La capacidad para gestionar la información disponible en la empresa es fundamental para conseguir la competitividad que se demanda. Sin embargo es preocupante que, según los analistas, cerca del 60% de estos datos útiles no estén capitalizados. Es decir, se encuentran exclusivamente dentro de la cabeza de nuestros empleados. Por ello, el desafío consiste en encontrar la forma para acceder al expertise que estos usuarios corporativos tienen del propio negocio, la competencia, los clientes y el mercado. Y así, reducir las pérdidas económicas producidas por la falta de colaboración y participación del personal.

Los entornos colaborativos 2.0 son una solución, siempre que conozcamos la tipología de usuarios y sus motivaciones. Las variables no técnicas. Se trata de una gestión de cambio de actitud. En el mundo online, Facebook o Twitter son un ejemplo de aplicaciones que han conseguido capitalizar los datos personales de sus usuarios para conseguir sus objetivos. Pero, ¿qué prácticas podemos aplicar al entorno corporativo?

Primero, estudiar a los distintos grupos de usuarios en nuestra empresa y las formas en que se enfrentan a los cambios que plantean estos nuevos espacios de colaboración. En un primer acercamiento a las tipologías de usuarios Enterprise 2.0 encontramos aquellos usuarios acostumbrados a trabajar con aplicaciones rígidas, es decir, el tradicionales: un consumidor de información pasivo que busca un contenido concreto. Su dinámica de trabajo se basa en 3 clics o un buscador. Si no lo encuentra en poco tiempo, llama por teléfono o envía un email. Su concepto de colaboración y sus habilidades de negociación están estrechamente vinculados a las interacciones cara a cara.

También, encontramos a un usuario más moderno, un consumidor activo de información. No utiliza herramientas Enterprise 2.0 pero está acostumbrado a las redes sociales en su vida personal. Aún tiene cierto sentido propietario de su trabajo por lo que no está 100% preparado para compartirlo abiertamente. Está acostumbrado a herramientas WYSIWYG, por lo que su transición tecnológica es menos costosa para la empresa.

Por último, está el creativo/tecnológico, o lo que algunos expertos llaman Prosumidor. Es un perfil que se siente cómodo creando y consumiendo contenido de forma activa. Descubre múltiples portales por navegación contextualizada y está acostumbrado a ser autodidacta y a la colaboración 2.0 en el trabajo. Publica online y sin complejos sus limitaciones para conseguir ayuda voluntaria de la comunidad (crowdsourcing). Busca experiencias y consejo profesional y se interesa por contenidos vía RSS.

Principales barreras

En los últimos años las organizaciones se han dado cuenta del valor de contar con herramientas 2.0 que permitan aprovechar mejor la inteligencia colectiva, potenciar la experiencia global de la organización y fomentar la colaboración entre sus miembros, con el fin de aumentar su productividad y grado de motivación. Sin embargo, existen diversas barreras para que las nuevas aplicaciones sean adoptadas por todos los trabajadores.

Seguro que hemos escuchado alguna vez Esto del FaceBook corporativo está muy bien, pero no tengo tiempo. Se estima que los trabajadores pierden unas 3 horas a la semana rehaciendo contenidos corporativos existentes. Las herramientas colaborativas 2.0 suponen un ahorro en tiempo. Es decir, se concibe el uso de herramientas 2.0 como algo accesorio y éstas deben ser parte del trabajo diario. No duplican tareas porque las necesidades no están cubiertas anteriormente de manera efectiva.

Los expertos estiman que sólo el 10% de la información se comparte de manera espontánea, y para tener éxito en una iniciativa 2.0 es necesario contar con masa crítica que sea capitalizada por la organización. Apoyarse en el departamento de marketing o comunicación es una forma para incentivar a los generadores de contenido.

Otra barrera para los generadores de contenido es el motor de búsqueda. IDC estima que los costes de búsqueda de una empresa pueden llegar a 14.000 dólares por trabajador en un año, y si a esta cifra le sumamos la dificultad para encontrar datos, el coste adicional puede ascender a 6 millones anuales para una empresa con 1.000 trabajadores. Es decir, los trabajadores del conocimiento tienen dificultades para encontrar lo necesario para desarrollar su trabajo diario. Con una estructura colaborativa reforzadas por etiquetas y folksonomías, se refleja de manera más fiel la forma de pensar de nuestros activos humanos.

Otro error típico de las iniciativas corporativas 2.0 está relacionado con el feedback (votos, rankings, etc). No se suelen asignar de forma coherente recursos o presupuesto al roadmap para poder gestionar de forma real y transparente las peticiones de la comunidad. Quizás sea éste uno de los puntos clave para poder evaluar el tan polémico ROI 2.0: contar con un sistema que evalúe la utilidad de la información y la estructure basado en métricas E2.0: frequency of sharing, afinidad, compromiso, conversaciones creadas, usuarios etc. Estas métricas son catalizadores para los objetivos tradicionales de negocio (leads, ventas etc). Cada empresa encontrará en un índice la razón de existencia de la comunidad, y por extensión el retorno de la inversión realizada.

Una organización que decida incorporar estas aplicaciones 2.0 a los flujos de trabajo para impulsar la participación e incentivar la productividad, debe recordar que los conceptos y herramientas 2.0 son instrumentos que facilitan el cambio y la creación de espacios colaborativos sólo si el empleado quiere. Hay que potenciar y motivar a los trabajadores del conocimiento a capitalizar su experiencia en beneficio de la organización y de sus propios objetivos. Sólo así podremos hablar de una generación 2.0, de una actitud 2.0, y principalmente de la Enterprise 2.0.

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